我发现对我最有效的是可视化系统。我上大学的时候，使用的是Screaming Yellow Grid系统，它是一套黄色的法律尺寸纸张，贴在我宿舍的墙上。网格顶部是星期几。星期几下面写着相应的日历日期。在一些网格中，我写下了 保加利亚电话 作业的截止日期。对于每项作业，我都有一个相应的文件夹，里面装满了笔记和作业指南。Screaming Yellow Grid让我保持进度，并帮助我以优异的成绩毕业。
然而，当我开始工作时，我发现了比Screaming Yellow Grid更强大的东西——看板。我第一次了解看板是从 Womack、Jones 和 Roos 的《改变世界的机器》一书中。在他们的书中，作者描述了丰田如何利用精益原则建立他们的全球汽车业务。我特别喜欢看板的描述，它说明了工人如何可视化他们的工作以及工作如何在工厂中流动。
我为工作项目采用了简化版的看板。目前，我使用一个独立的 HTML 文件来保存我的栏目和项目卡，但在早期版本中，我使用了白板和便签。我首先绘制三栏来创建看板。这些栏目分别名为“待完成”、“正在进行”和“已完成”。在“待完成”栏下，我附上便签（称为项目卡），上面写着我当前工作项目的标题和简短描述。便签不需要按任何顺序排列。
在“进行中”栏下，我放置了五张“待完成”栏中的项目卡。这五个项目是优先级最高的项目。不要一次挑选五个以上的项目。限制“进行中”栏中项目数量的这一原则被称为“正在进行的工作 ”，是提高效率的关键。通过限制您从事的项目数量，将有助于您集中精力并防止您进行无效的多任务处理。一旦项目完成，将该项目卡移至“已完成”栏。然后，您可以将另一张卡片从“待完成”栏中拉到“进行中”栏。
该系统之所以有效，是因为它能让你看到项目在各个栏目中前进，从而产生一种令人满意的成就感。看板的视觉特性是快速传达进度的好方法。我会打印出看板的快照，带去与经理的每周会议。我们可以讨论我本周完成了什么，经理可以帮助我确定将哪些项目添加到“待完成”和“正在进行”栏目中。
虽然白板和便签看板都很有效，但我喜欢使用 HTML 文件，这样便签可以给我带来更多功能。电子项目卡可以有截止日期、与项目卡相关的任务列表（指向项目文件的链接）以及项目注释。有一个流行的在线工具Trello提供相同的功能。看板的妙处在于它可以根据需要简单或复杂。我喜欢看板的这一点：你可以花时间做工作项目，而不是花时间管理系统来管理你的时间。它只需几分钟，节省数小时，而且像Screaming Yellow Grid一样，你很容易看到下一步需要做什么。
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